Anche se siamo ancora lontani da un vero ritorno alla normalità, dopo oltre un anno si può dire che l’ottica con cui guardavamo alle potenziali trasformazioni indotte dalla pandemia sui nostri stili di vita e di lavoro sta lentamente uscendo dalla logica puramente emergenziale dei primi mesi. Senza sottovalutazioni, ma al tempo stesso con maggiore equilibrio, stiamo comprendendo quali dei cambiamenti che tutti abbiamo vissuto sono destinati a rimanere, evolvendosi, e quali di quelli che già erano in atto hanno ulteriormente accelerato e continueranno a farlo.

Sul tema della progettazione dello spazio ufficio un importante contributo viene da “New Spaces – New Habits”, e-book a cura di Progetto Design & Build, società che all’interno del Gruppo Progetto CMR – uno fra i più importanti studi di progettazione integrata a livello internazionale – è specializzata nel settore workspace e interior design office. Dalla sua lettura emerge con chiarezza come questa complessa disciplina, dopo le incertezze della prima fase dell’emergenza sanitaria, stia avviandosi lungo alcune linee di sviluppo più definite. E soprattutto come la domanda che tutti ci siamo posti in quest’ultimo anno – come sarà l’ufficio del futuro? – stia iniziando a trovare delle risposte.

Presenza vs distanza

Il punto di partenza della lettura offerta dagli specialisti di Progetto CMR è chiaro: il dibattito sul lavoro a distanza ha per ovvi motivi monopolizzato la scena in questo ultimo anno, ma certamente non è nuovo. In realtà infatti molte aziende stavano già valutando da tempo l’introduzione di forme più o meno estese di smart working e la pandemia ha impresso una brusca accelerazione ai loro piani, ma al tempo stesso ne ha fatto emergere le potenziali criticità, soprattutto sul lungo periodo.

Se infatti i vantaggi in termini di minori spostamenti, riduzione delle spese, elasticità di orario sono apparsi subito evidenti, dall’altra, oltre ad alcune problematiche funzionali, è emerso anche un aspetto forse inizialmente sottovalutato, ovvero la necessità dell’uomo di socializzare e i riflessi negativi, non solo psicologici ma anche sotto il profilo della qualità del lavoro, che l’isolamento forzato determina. Oltre a essere una necessità emersa dalla maggior parte degli studi che stanno indagando il work environment ai tempi della pandemia, è cosa nota che soprattutto per alcune tipologie di compiti le performance del lavoro in team sono sicuramente superiori.

La complessità del tema scoraggia le generalizzazioni, ma ad esempio è indubbio che i processi creativi e l’innovazione trovano nella dimensione relazionale uno straordinario acceleratore. Al tempo stesso, da un lato il distanziamento sociale è un vincolo con cui probabilmente dovremo convivere per diverso tempo, dall’altro i già citati vantaggi derivanti dalle diverse forme di remotizzazione del lavoro sono senza dubbio un’occasione da sfruttare per trasformare in senso più evoluto i modelli tradizionali. La domanda quindi è: in che modo il mondo della progettazione office può tenere insieme istanze apparentemente contrastanti?

La lettura proposta da Progetto Design & Build si basa su un inquadramento disciplinare rigoroso, che affronta le criticità emerse in questa fase definendone con precisione i contenuti. A partire dal distanziamento sociale, termine ormai entrato nell’uso comune ma le cui ricadute meritano più di un approfondimento. L’espressione si riferisce infatti al distanziamento fisico, il che non pregiudica necessariamente l’interazione sociale. Che però, evidentemente, richiede spazi adeguati per avvenire in modo sicuro. E questa è la prima sfida che il progettista è chiamato ad affrontare, rivedendo innanzitutto alcuni parametri che si ritenevano scontati, ad esempio la superficie minima per singolo utente e la distanza media fra gli occupanti. Entrambi oggi devono inevitabilmente crescere, e al di là degli aspetti puramente funzionali è necessario capire come riuscire a mantenere condizioni di benessere psicofisico ottimale e conservare i benefici dell’interazione sociale, dello spirito comunitario e aggregativo a una distanza fisica maggiore.

Le prime risposte – evitare gli assembramenti, separare fisicamente i percorsi interni, creare barriere fra le postazioni di lavoro – hanno aiutato nella prima fase della pandemia, ma peccano proprio sotto il profilo del comfort psicologico ed emotivo. Tuttavia da queste stanno scaturendo spunti preziosi che potrebbero stabilizzarsi in futuro: oltre a un utilizzo sempre più esteso della tecnologia, ad esempio, regimentare i flussi e gli accessi alle diverse aree dell’ufficio e creare percorsi interni dinamici, adattabili a seconda delle situazioni e del grado di occupazione degli ambienti.

Nuovi obiettivi, nuovi spazi

Da questo quadro generale il saggio di Progetto Design & Build deriva una ridefinizione degli stessi obiettivi dello spazio ufficio. Per elencarne solo alcuni, se prima si cercava di favorire l’incontro tra colleghi oggi è necessario regolare il flusso delle persone, programmare gli incontri, controllare meglio il microclima interno, disporre le postazioni di lavoro in modo da ingenerare una sensazione di controllo sullo spazio interno. Tutti aspetti che a loro volta implicano l’esigenza di ambienti più fluidi, in grado di mutare e riconfigurarsi a seconda delle necessità senza impattare negativamente sulla percezione degli utenti, e l’applicazione di discipline avanzate come le neuroscienze. Nuovi obiettivi da cui, secondo Progetto Design & Build, deriva anche un nuovo approccio alla progettazione degli spazi ufficio,  destinato a diventare sempre più multidisciplinare e integrato e a coinvolgere altre figure professionali per affiancare il lavoro dell’architetto.

Il planning degli spazi e il disegno degli interni deve infatti necessariamente affiancarsi ad aspetti legati alla salute, fisica e psicologica, all’innovazione tecnologica, alla sostenibilità e al benessere ambientale, tutti elementi facilitatori di una dimensione relazionale da recuperare e vivere in condizioni di sicurezza. Per citare solo alcuni esempi, alle misure già adottate durante l’emergenza e largamente presenti negli attuali spazi ufficio – segnaletica, percorsi a senso unico, schermi, dispositivi di protezione, presidi igienici – si stanno via via affiancando soluzioni che potremmo definire “strutturali”. Fra gli esempi indicati nel saggio, una chiara indicazione delle postazioni da occupare, la definizione dell’indice di affollamento massimo per piano, l’eliminazione dei dispositivi inutilizzati per evitare l’occupazione di postazioni non assegnate, il loro riorientamento per evitare il confronto frontale tra le persone. O ancora, il corretto dimensionamento delle aree dedicate al collaborative working per evitare l’eccessivo assembramento di persone, la limitazione delle sessioni di lavoro comune e la remotizzazione di alcune attività che non comportano necessariamente la presenza fisica, come ad esempio la formazione. Il che può potenzialmente liberare spazi ridestinabili ad altri usi, ad esempio la creazione di aree dedicate al relax e al benessere, aspetto quest’ultimo destinato ad avere in futuro sempre più importanza come fattore chiave per stimolare il personale al ritorno in ufficio.

New normal

Proprio quest’ultimo aspetto è uno degli obiettivi centrali del nuovo concept di spazio ufficio teorizzato nel saggio. Se infatti la tecnologia oggi permette di svincolare in misura sempre maggiore il lavoro dal luogo fisico in cui esso si svolge, da ciò non si deve desumere che l’ufficio sia destinato a perdere il suo ruolo di punto di riferimento. Lavorare in presenza non significa semplicemente svolgere un compito ma partecipare a processi volti a creare valore, promuovere la creatività e l’innovazione, sviluppare responsabilizzazione e coscienza del proprio ruolo, generare senso di appartenenza. A cambiare sarà il contenitore in grado di ospitare queste dinamiche, non solo nella sua impostazione distributiva e organizzativa, ma anche nella scala, probabilmente destinata a scomporsi in hub satelliti. Il futuro, insomma, è ancora tutto da scrivere. 

Nelle immagini a corredo dell’articolo alcuni progetti office realizzati dalla divisione Progetto Design & Build di Gruppo CMR: Centro di formazione a Milano, Headquarter Mach 1 a Milano, Headquarter Mail Up Group a Milano, Uffici Prima Assicurazioni a Milano